|
|||||||
|
|
|
|||||
|
|
|||||||
PANDUAN MAKMAL SAINS SEKOLAH
PANDUAN
PENGURUSAN STOK
BORANG-BORANG
(a)
Daftar Harta Modal ( Kew 312, 312A)
b)
Daftar Inventori (Kew 313)
(c)
Daftar Stok Bekalan pejabat (Kew 314)
(d)
Daftar pergerakan harta Modal dan Iventori (Kew 315)
DEFINASI
HARTA MODAL
-
BARANG-BARANG TAKLUAK YANG BERNILAI RM 500 ATAU LEBIH SETIAP UNIT.
(TIDAK
TERMASUK PERABOT, PERMAIDANI DAN LANGSIR DSBNYA)
kategori
harta Modal
-
kenderaan (kereta, van, motorsikal dsbnya)
-
Logi (logi pusat hawa dingin, logi pembersihan air dsbnya)
-
Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat dsb.
(Kamera,
komputer, mesin taip dan sebagainya.)
DEFINASI
INVENTORI
-
BARANG-BARANG TAKLUAK YANG BERNILAI KURANG DARI RM500 SETIAP UNIT.
(TERMASUK
PERABOT, PERMAIDANI DAN LANGSIR DSBNYA TANPA MENGAMBILKIRA KOS)
Kategori
Inventori
-
peralataan kelangkapan pejabat
(alat
pengira, kipas angin dsbnya)
-
Perabot, permaidani dan langsir dsbnya.
(Kerusi,
meja, kangsir dsbnya)
DEFINASI
BEKALAN PEJABATTERMASUK
-
Semua barang luak (consumables)
(ball
pen, kertas am dsbnya)
-
Alatulis serta kelengkapan pejabat takluak
(non- consumables) yang rendah nilainya dan tidak ekonomi untuk dikesan
penempatannya secara satu persatu.
(gunting,
stapler dsbnya)
Pelaksanaan
Penggunaan Borang-borang Baru
*
Bagi perolehan harta modal, inventori dan bekalan pejabat yang baru,
tarikh penguatkuasaan ialah 1 hb mei 1991.
*
Bagi harta modal, iventori dan bekalan pejabat yang sedia ada, maklumat
mengenainya hendaklah dipindahkan daripada borang lama kepada borang
baru dengan secepat mungkin
tetapi tidak melebihi satu tahun dari 1 hb mei 1991.
*
Borang lama hendaklah disimpan untuk tujuan audit.
PESANAN
BORANG
-
Kew 312, 312A & 313
(dalam
bentuk kad)
-
kew, 314 & 315
dalam
bentuk buku) -
Jabatan Percetakan Negara.
-
fail kulit keras
(
2 ring hard cover file)
Kontrak Pusat Pek. Kontrak 7/90
NOTA
KEGUNAAN BORANG-BORANG KEW 312, 312 A, 313, 314, 315
PENJELASAN
TERPERINCI BORANG-BORANG
1.
DAFTAR HARTA MODAL ( KEW 312,
312 A)
1.1
Harta modal ialah barang-barang tak luak yang bernilai RM 500 atau lebih
setiap satu pada masa perolehan tidak termasuk:
a.
Perabot, b.
Permaidani c.
Langsir
1.2
Daftar harta modal mengandungi 2 bahagian :
i.
Bahagian A
- Merekodkan semua maklumat berhubung dengan pembelian, penempatan,
pemeriksaan dan pelupusan.
ii. Bahagian B.
- Merekod semua penyelenggaran seperti pembaikian dan pembelian segala
alat ganti.
1.3
Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini.
1.4.
Butiran maklumat di dalam daftar harta modal
dibahagi dibahagikan kepada 2 bahagian iaitu:
KEW
312 (BAHAGIAN A)
a.
Kategori
Harta modal dibahagikan kepada tiga kategori
i. Kenderaan
ii. Logi
iii. Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat
b.
Jenis
Jenis harta modal didalam kategori ‘mesin’ peralatan dan kelengkapan
pejabat
contohnya:
i. Kamera
ii. Komputer
iii. Mesin penyalin
iv. TV dan sebagainya
c.
Jenama dan model
contohnya “ Proton Saga 1.5I otomatik”
d.
Jenis dan nombor enjin
( Jika ia ada kenderaan )
e.
No. Casis / siri pembuat
Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralatan
pejabat.
F.
No. Siri pendaftaran
Contohnya seperti nombor siri pendaftaran kenderaan atau nombor siri
rekod pejabat ( SMBAS/TR/
ERT-0001/93 )
g.
Kos dan tarikh dibeli / terima
Harga termasuk kos pengakutan / insuran ( jika ada ) dan lain-lain
perbelanjaan berkaitan dengan pembelian tersebut.
H.
No. Pesanan kerajaan
Rujuk kepada pesanan kerajaan yang dikeluarkan untuk pembelian harta
modal berkenaan , contoh ( g181570 ). Jika ia di perolehi melalui cara-cara
lain, sila nyatakan contoh “ hadiah” ( Sumbangan wakil rakyat ), dsbnya.
I.
Pembekal
Nama pembekal ( Contoh: Guthrie Malaysia Trading Corporion Sdn. Bhd. )
j.
No. Rujukan fail
Nombor rujukan fail yang mengandungi rekod-rekod pembelian harta modal
ini.
K.
Aksesori
Senaraikan aksesori-aksoseri yang dilengkapkan bersama harta modal ini.
L.
Tandatangan
Tandatangan pegawai yang bertanggunjawab mengesahkan butiran diatas serta
tarikh.
M.
Penempatan
Penampatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan. Setiap
pindahan penempatan perlu direkodkan dan ditandatangani oleh pegawai
bahagian pengguna.Sekiranya borang tersebut telah aktif maka penempatan
hendakalah di rekod
diborang kew 315 ( dalam bentuk buku ).
Pindahan
Sekiranya ia dipindahkan secara tetap dari pejabat ayng mengawalnya, kad
dafta harta modal asal hendakalah didaftakan bersama-sama dengan harta modal
berkenaan kepada pejabat yang menerimanya. Satu salinan kad dafta harta modal
tersebut hendaklah disimpan dengan menulis perkataan “ Dipindahkan
....................( Ruj. : ........................) didalam fail yang
berasingan dengan rekod harta modal yang dipindah. Selepas butiran itu diisi,
pegawai yang bertanggunjawab perlu ditandatangani diruang yang disediakan serta
tarikhnya.
N.
Pemeriksaan harta modal
Ketua jabatan hendaklah mengatur pemeriksaan keatas harta modal
sebagaimana yang dikehendaki dalam TPS para 238, 239, dan 240 ( pegawai
pemverifikasi stok dalaman ).
O.
Pelupusan
Pegawai berkenaan hendaklah
mencatatkan tarikh, no. Fail dan tandatangan, bila sesuatu harta modal itu
diluluskan untuk pelupusan oleh pembedaharaan atau pegawai dimana berkenaan. (
adalah menjadi tanggunjawad pegawai yang menjaga stok tersebut untuk melaporkan
kepada pegawai atasanyan bagi tujuan hapuskira barang-barang yang telah rosak,
usang dan sebagainya ( Format kew 300-v- diisi 5 salinan )
KEW
312 ( BAHAGIAN B )
a.
Tarikh servis/pembaikan
b.
Butiran servis/pembaikan
Keterangan lanjut mengenai apa yang dibaiki termasuk pembelian alat ganti.
c.
No. Pesanan kerajaan / nombor inden
d.
Tempatan pembelian / servis / pembaikian
Nama syarikat dimana alat-alat ganti dibeli atau pembaikian dibuat.
E.
Kos
Kos alat ganti atau kos pembaikian atau kedua-duanya sekali
f.
Tandatangan
Pegawai yang bertanggunjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan
butir-butir penyelenggaran harta modal itu.
KEW
312 A
Borang
ini merupakan sambungan kepada borang KEW 312 ( bahagian B )
2.
DAFTAR INVENTORI ( KEW 313 )
2.1 Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai tak kurang
daripada RM 500 setiap satu pada masa perolehan
2.2 Walau bagaimanapun barang-barang seperti :
i. Perabut
ii. Permaidani
iii. Langsir
iv. Pinggan mangkuk
termasuk dalam inventeri tanpa mengira kos
2.3 Kad ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad.
2.4 Butiran didalam kad adalah seperti berikut:
a. Kategeri
Inventori dibahagikan kepada ketegori berikut:
i. Peralatan dan kelengkapan pejabat
ii. Perabot , permaidani dan langsirdan sebagainya
b. Jenis
Jenis inventoridi dalam ketegori ‘ peralatan dan kelengkapan pejabat
“ misalnya;
i. Kerusi ii. Meja
iii. Langsir dan lain-lainnya
c. Bilangan
Bilangan mengikut urutan biasa
d. Butiran
Perihal inventori yang di perolehi misalnya :
i. Kerusi pengetua
ii. Meja kerani.
Iii. Rak bertutup dan sebagainya.
E. Kuantiti
Jumlah unit yang diperolehi.
F. No. Pesanan
kerajaan.
G. Tarikh dibeli
Tarikh
iventori dibeli mengikut pesanan kerajaan.
H. Kos seunit - termasuk kos
pengangkutan dan insuran.
I. No. Siri pendaftaran.
No. Siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.
J. Lokasi
penempatan inventori tersebut.
K. Pelupusan
Nombor rujukan fail ada pelupusan
itu diluluskan.
L.
Catatan
Apa-apa perkara yang berkaitan.
M.
Tandatangan
Pegawai
yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butiran yang
dicatatkan itu.
3.
DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT (kew 314)
3.1
Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk alat tulis serta
kelengkapan pejabat tak luak yang
rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu
persatu.
3.2
Daftar ini adalah dalam bentuk buku.
3.3
a. Jenis
jenis
bekalan pejabat seperti barangan
luak misalnya.
I. Ball pen
ii. Kertas am
iii, gam
jenis
bekalan pejabat seperti barangan tak luak .
i.
Gunting ii.
Stapler iii.
Bulu tangkis (contoh di sekolah)
b.
Unit pengukuran
Dikira
dalam bentuk batang, kotak rim dan sebagainya.
C.
Bil.
Bilangan
mengikut urutan biasa.
D.
No. Pesanan
e.
Diterima daripada/dikeluarkan kepada nama pembekal atau pegawai yang
menerima.
F.
Tarikh
Tarikh bekalan diterima atau dikeluarkan.
G.
Kuantiti terimaan.
h..
Kuantiti keluaran
i.
Baki bil, unit yang ada
j.
Penerima, nama dan tanadatangan pegawai menerima bekalan.
3.4
Bagi merekod baki stok dari buku lama hendaklah dicatat seperti berikut:
jenis:
pen - Ball pen unit: batang
1.
Baki dari Buku Daftar/Stok
Tarikh Baki
(Alat
Tulis (Am 84 pin. 10/66)
1.5.91 170
4.
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL
INVENTORI (kew 315)
4.1
Daftar pergerakan harta modal dan
iventori bertujuan untuk merekodkan pergerakan sebarang harta modal atau
invontori seperti:
i.
Pindahan ii, pinjaman
iii. Penempatan sementara.
4.2.
Ia adalah dalam bentuk buku.
4.3.
a. Jenis
jenis
harta model atau inventori misalnya “TV”
b.
Jenama dan model
model harta modal/inventori misalnya “canon TY 700”
c.
No. Siri Pembuat
no. Siri pembuat harta modal/inventori
berkenaan.
D.
No. Siri pendaftaran
Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.
E.
Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.
F.
Nama peminjam
g.
Tarikh dikeluarkan
Tarikh sebenar harta modal/inventori dikeluarkan atau dipindahkan dari
penempatan.
H.
Tarikh jangka dipulangkan
tarikh
harta modal/inventori berkenaan dijangka dipulangkan.
I.
Tandatangan peminjam.
J.
Pegawai mengeluar
pegawai
bertanggungjawab mengawasi harta modal/inventori pejabat atau seorang pegawai
lain yang ditugaskan hendaklah menandatangani ketika harta/inventori dikeluarkan
dan dipulangkan serta tarikhnya.
***********************
Ditaip semula berdasarkan nota Pengurusan Stok
oleh Jasmani Mohd Nasir dan Noorlaila Zakaria
Pembantu Makmal SMK Chabang Empat, Tumpat, Kelantan.
Edi